2026.09.11

ノーコードの自動化で申請業務を変える実践法

ノーコード 自動化は、IT部門への開発依頼を待たずに、現場の定型業務を改善する手段です。申請、承認、通知、記録をつなげれば、転記や確認に追われる時間を本来の判断業務へ戻せます。

一方で、紙の稟議をそのまま画面に移すだけでは、複雑な承認や例外処理が残ります。成果を出すには、業務を簡素化したうえで、権限、データ連携、監査ログまでを一体で設計することが重要です。

本記事では、ノーコードとローコードの違いから、ワークフロー 電子化、電子稟議、契約、経費の連携までを整理します。導入順序、失敗しやすい境界、AIを用いた業務可視化の実践も紹介します。

ノーコード 自動化の仕組みを押さえる

ノーコードで業務フローを設計する担当者

ノーコードは現場主導で定型処理をつなぐ方法です

ノーコード 自動化とは、コードを1行も書かずに、フォーム、条件分岐、通知、承認、外部サービス連携を組み立てる方法です。市民開発者である業務担当者が、実際の困りごとを小さく素早く解決できます。

代表例は、申請内容を受けて承認者へ通知し、完了後に台帳へ記録する流れです。API連携を使えば、顧客管理、チャット、会計などのデータも接続できます。ただし、個人情報や決裁データには権限設計が欠かせません。

  • 開始条件、担当者、完了条件を一つずつ明確にする
  • 例外時の通知先と再実行手順を先に決める
  • 作成者・用途・連携先をアプリ台帳に記録する

ローコードとの違いは拡張性と責任分担にあります

結論として、標準機能で完結する申請や通知はノーコード、独自画面や複雑な計算が必要な処理はローコードや個別開発が適します。ノーコードは開発期間を短縮しやすい一方、大量データ処理や細かな例外処理には限界があります。

市場の広がりも大きく、2020年の25％未満から、2025年までに70％の新しいアプリケーションがローコードもしくはノーコード・テクノロジーで開発されると予測されました。IT部門以外の従業員の41%が開発に関与する前提で、レビュー体制を整えましょう。

  • 現場は要件整理と受入テストを担う
  • IT部門はID管理、連携、監査基準を定める
  • 複雑化したフローは廃止・再設計を検討する

ワークフロー 電子化は紙を減らす前に流れを減らす

電子化の効果は承認経路を再設計して初めて高まります

ワークフロー 電子化は、申請から承認、決裁、保管までをデジタルで追える状態にすることです。紙、ハンコ、メール、Excelの分散管理を置き換えるだけでなく、不要な承認段階と重複入力をなくすことが出発点になります。

対象選定では、申請件数、承認までの滞留時間、差戻し率を確認します。定型的で件数の多い経費申請から始めると成果を測りやすく、紙代、郵送費、保管スペースを含めたコストを30%削減、処理時間を50%削減といった目標も置きやすくなります。

  • 申請書ごとに入力項目と承認段階を棚卸しする
  • 代理承認、不在時、緊急時のルートを定義する
  • 承認時間と差戻し率を毎月確認する

段階導入では現場の不安を検証してから広げます

最初から全社展開する必要はありません。1部署の申請を選び、実データに近い条件でフォーム、権限、通知、検索性を検証します。紙の運用と併用する期間には、どちらを正本とするかを明確にし、二重管理を防ぎます。

公開後も、組織変更や承認規程の改定でルートは変わります。変更前後のテスト、承認ログの確認、退職者アカウントの停止を運用に組み込みましょう。電子帳簿保存法の対象書類は、証憑と履歴を検索できる形で保管する必要があります。

  • 小規模な対象業務で操作教育を実施する
  • 申請者・承認者・管理者でテスト観点を分ける
  • 障害時の代替決裁と復旧連絡を決める

電子稟議システムと周辺ツールを連携させる

電子稟議は判断の根拠と履歴を残す基盤です

電子稟議システムは、稟議書の作成、条件分岐する承認ルート、コメント、添付、決裁履歴を一元化します。たとえば購入金額が100万円以上の場合は部長承認、100万円未満は課長承認という規程を、金額条件として設定できます。

選定時は機能の多さだけでなく、組織改編時に誰がルートを直すかを確認してください。比較情報には最終更新日：2025-03-19と記載されたものもあるため、価格や機能は契約前に公式情報で再確認します。添付容量、API、監査ログの保持期間も評価対象です。

  • 役職、部門、金額、費目の承認マトリクスを作る
  • 稟議、購買、契約申請の責任範囲を分ける
  • 決裁済み文書の検索条件と保存先を定める

契約と経費の連携で申請後の手戻りを防げます

電子稟議の決裁結果を電子契約ツールや経費精算クラウドへ渡すと、承認済みの条件を後工程で再入力する負担を減らせます。契約前の申請、署名済み文書、支払い証憑を関連付けることで、確認作業も短縮できます。

ただし、電子契約ツールの署名権限と、経費精算クラウドの支払権限を同じにするとは限りません。最小権限を原則に、連携する項目、更新の方向、エラー時の担当部署を文書化しましょう。自動連携の停止手順も必要です。

  • 契約金額・取引先・稟議番号を共通キーにする
  • 承認済みでも支払前の照合工程は残す
  • 証憑の訂正・削除権限を分離する

AI 業務可視化で改善を継続する方法

AIは自動化の候補を見つける補助役として使えます

AI 業務可視化は、申請の滞留、差戻し理由、処理量の偏りをデータから見つけ、改善対象を判断する手法です。生成AIに最終決裁を任せるのではなく、業務記録の要約や問い合わせ分類など、確認可能な補助業務から使うのが安全です。

効果は感覚ではなく、処理件数、平均承認時間、差戻し率、保守工数で測定します。ネットワーク自動化の公開事例には、すべてのネットワーク チケットの 95% 以上に対応し、コストを 75% 以上削減した例があります。自社でも対象範囲を限定して検証しましょう。

  • 個人情報を含む入力データの範囲を制限する
  • AIの出力は担当者が確認してから登録する
  • 改善前後で同じKPIを比較する

リモートチームでは状態の共有も業務設計の一部です

分散チームでは、申請の自動化だけでは確認待ちが残ることがあります。SWiseのようなバーチャルオフィスでは、アバターを近づけて会話し、出退勤や業務状態をデータで共有できます。承認者への確認を必要な場面に絞れる点が利点です。

多言語メンバーとの連携では、会話のリアルタイム字幕翻訳と議事録生成を活用し、決定事項をワークフローへ残します。SWiseはすべてのプランで14日間の無料トライアルを提供しているため、まずは小規模チームで通知と相談の導線を試すとよいでしょう。

  • 相談、承認、記録の役割を混同しない
  • 会議後の決定事項を申請データへ反映する
  • 稼働状況の閲覧範囲をチーム単位で設定する

まとめ

ノーコード 自動化の価値は、ツールを増やすことではなく、業務の流れを見直して判断と記録をつなぐことにあります。小さな申請から検証し、電子稟議、契約、経費、AI分析へ段階的に広げることで、統制とスピードを両立できます。

要点

  • 紙の手順を写す前に、承認段階と入力項目を削減する
  • 権限、監査ログ、例外処理を導入時点で設計する
  • KPIで効果を測り、現場とIT部門が共同で改善する
  • 契約・経費・コミュニケーションを連携し、二重入力をなくす

まずは、滞留時間が長く件数の多い申請を一つ選び、現行フローを可視化してください。無料トライアルや限定部署での検証を通じて、操作性、連携、監査性を確認し、自社に合う自動化の型を育てていきましょう。

よくある質問

Q1. ノーコード 自動化は非エンジニアでも導入できますか？

可能です。ただし、業務部門だけで作り切るのではなく、IT部門が権限、データ連携、監査、変更管理の基準を定める体制が必要です。

Q2. 電子稟議システムとワークフローシステムは同じですか？

電子稟議システムは稟議・決裁に特化した仕組みで、ワークフローシステムは経費、人事、購買などを含む幅広い申請・承認を扱えます。両者を連携または統合して運用するケースもあります。

Q3. 電子契約ツールと経費精算クラウドは連携すべきですか？

稟議番号、取引先、金額などを共通のキーとして連携すると、転記と照合作業を減らせます。ただし、署名権限と支払権限は分離し、誤連携時の停止・修正手順を用意してください。

Q4. AI 業務可視化で最初に見るべき指標は何ですか？

申請件数、平均承認時間、滞留件数、差戻し率、例外処理の割合から始めます。改善前後で同じ条件の数値を比較し、AIの提案は人が確認してから運用へ反映します。

Q5. ノーコードで対応しにくい業務はありますか？

大量データの一括処理、厳密なリアルタイム制御、複雑な例外分岐、独自要件の強い画面は慎重な検討が必要です。ローコードや個別開発との役割分担を決めましょう。