日本と台湾、国境を超えたテレワーク環境を改善できた秘訣

ALION株式会社は、オフショア開発事業・日本のお菓子ECサイトを運営している会社で、社長と台湾メンバーはコロナ前からテレワークを続けてきました。

創業初期メンバーとはリモートでもコミュニケーションが取れており、問題なく仕事を行うことができていましたが、新しく入ってきた社員や業務委託の方とのコミュニケーション・アウトプットの質に課題を感じていました。そこでSWiseを導入することになったのですが、どのような変化があったのでしょうか。

企業名：ALION株式会社
サイト：https://alion.jp 
取材担当者：邱さん
利用人数：約10名
企業概要：WEBシステム開発/アプリ開発・運用・保守
　　　　　インバウンド X 地方創生関連事業
　　　　　台湾 X 日本の事業進出支援

アウトプットの質が低い社員、でも直接仕事状況を見ることができない

ー SWiseを導入する前に課題を教えてください。

邱：弊社では創業当初からテレワークを実施していました。日本拠点は社長である私がいて、台湾拠点では役員に業務・マネジメントを任せていました。事業が拡大するにつれて、新しいエンジニアの採用や業務委託のエンジニアの方にジョインしてもらうことがありました。しかし、業務委託の方のアウトプットの質が良くなく、オンラインで事情を聞いても「業務時間内に仕事をしているが、タスクが終わっていないだけで、仕事してます。」とのこと。結果的にその方には辞めてもらうことになったのですが、テレワークでのマネジメント方法に課題を感じていました。

社員とコミュニケーションする時間が増えた

ー 導入後はどのような変化があったのでしょうか？

邱：まず、台湾の社員・業務委託の方とコミュニケーションする時間がすごく増えました。バーチャルオフィス上では、参加している人たち全てのアイコンが見えます。そのことで、社員の方や業務委託の方にスペース上で声をかけることができ、進捗状況をリアルなオフィスの時のように確認しやすくなりました。また社員の方も今までだと質問するタイミングが難しいという課題もあった中で、私にも他の社員にも気軽に質問や相談ができるようになったとの声がありました。自分だけでなく、社員の人たちも抱えていた「気軽なコミュニケーション」を実現できるようになったんです。リモートでのコミュニケーションに課題を感じていたのは、自分だけではなかったんだと再認識することができました。

ー SWiseの機能で便利なものはありましたか？

邱：まず、画面共有機能ですね。今ままでだったら、ミーティングがあると会議ツールのURLを送付して開始するという手間がありました。でも、SWiseならそばにいるミーティングをする人に話しかけて、同じスペース上で画面共有をしながらミーティングができるようになりました。従来だとミーティングを行う準備の手間があったのですが、その課題が解決されていると思います。

他には、移動と呼び出し機能。話しかけたい人のところにすぐ移動できたり、話したい人を近くに呼び出したりとこちらもコミュニケーションを取る手間を大幅に減らすことができていると実感しています。

バーチャルオフィスの機能が社員同士の雑談のきっかけに

ー 導入してよかったなと思ったエピソードがありましたら、教えてください！

邱：私がバーチャルオフィス上で座る定位置があるんですね。そこに、私がスペース上にいない時にアルバイトの子がそこに座っていて、台湾メンバーが大笑いして、話が盛り上がったということを聞いたんです。やはり出社のいいところって何気ない会話ができるところにあると思うんです。それを実現できているのは、SWiseを導入したからだなと実感しています。

テレワークにおけるマネジメント手法の変化

ー 当初の課題として挙げられていたテレワークにおけるマネジメントの課題はどうやって解決できたんでしょうか。

邱：SWiseはバーチャルオフィスとしての機能だけでなく、ステータスで社員が今PCで仕事をしているのか、離席しているのかを自動で変更してくれるんですね。その機能のおかげで社員が働いてくれていることがリモートでも分かるし、離席になっていると話しかけないようにしたりと、業務を可視化するという店でとても助かっています。マネジメント側で何分PCから離れたら離席のステータスに変更するかも選択できるので、自社にあったルール作りができていると思います。

ー 他に役立った機能はありますか？

邱：使用中アプリ・ブラウザの可視化機能ですね。1人1人のアイコンの横にリアルタイムで使用しているアプリやブラウザを見ることができるんですね。これにより、ずっと見てなくてもその方がどんな仕事をしているのか予想することができますし、生産性管理をする助けになっています。社員も他の人が仕事をしている状況をリアルタイムで見ることができるので、モチベーションアップにも繋がっています。

SWiseを使って、どこでも仕事ができる環境を社内に構築していきたい

ー 今後の展望があればお聞かせください。

邱：これから人事担当者の方も採用していきたいと思っていて、SWiseで得ることのできる勤務状況やデータを人事評価や労務管理の仕組みづくりに活かしていきたいです。また、SWiseを使えばどこで仕事をしてもマネジメントができるという確信が出来つつあるので、台湾・日本の両方で全国から優秀な人を仲間にしていきたいと思っています。