近年、バーチャルオフィスツールの利用が広まっています。しかし、社内に浸透せずに継続的な利用ができないという課題もあります。そこで本記事では、バーチャルオフィスツールの社内導入における課題と対策について説明します。

【バーチャルオフィスツールの社内導入における課題】

まずは、バーチャルオフィスツールの社内導入における課題について紹介します。データによると、バーチャルオフィスツールを導入した企業の約50%は、継続的に利用されていないという結果が出ています。

その主な原因として、社員のツール利用が頻繁に行われず、継続利用を止めてしまう事例が多いことが挙げられます。また、ツールの操作方法が複雑であるため、社員が利用しにくいという問題もあります。

バーチャルオフィスツールの社内導入における課題とバーチャルオフィスツール導入の成功のための5つの対策について、詳細に解説します。

【バーチャルオフィスツールの社内導入における課題】

バーチャルオフィスツールの社内導入において、以下のような課題が生じることがあります。

1.社員の利用が頻繁に行われない バーチャルオフィスツールを導入しても、社員が頻繁に利用しないため、継続利用ができない場合があります。社員がツールを使いこなせないことが原因である場合が多いです。

2.ツールの操作が複雑である バーチャルオフィスツールの操作方法が複雑であるため、社員が利用しにくいという問題があります。そのため、社員が使いやすい簡単なツールを選定することも重要です。

3.導入コストが高い バーチャルオフィスツールの導入コストが高い場合があるため、予算の都合で導入できないという課題があります。導入コストを抑える方法を検討することも大切です。

【バーチャルオフィスツール導入の成功のための5つの対策】

バーチャルオフィスツールの社内導入を成功させるためには、以下のような対策が必要です。

1.制度構築 バーチャルオフィスツールを利用する制度を構築することで、社員の利用を促進することができます。利用率を高めるため、必要な期間は試行期間として設け、その後、継続利用のための報奨制度を導入することも有効です。

2.社員への啓蒙活動 バーチャルオフィスツールのメリットや利用方法を、社員に向けた啓蒙活動を行うことで、利用の促進を図ることができます。社員がツールの利用メリットを理解し、自発的に利用するようになることが目的です。

3.トレーニングプログラム バーチャルオフィスツールの操作方法を社員に教えるために、トレーニングプログラムを導入することも有効です。社員がツールを使いこなせるようになることで、利用率を高めることができます。また、トレーニングプログラムにより、社員のスキルアップも図ることができます。

4.コミュニケーション活性化 バーチャルオフィスツールを利用することで、社員同士のコミュニケーションを活性化させることができます。社内SNSやチャット機能を利用し、情報共有を促進することが重要です。社員同士がコミュニケーションをとることで、情報の共有や意見交換がスムーズに行われるようになります。

5.導入コストの低減 バーチャルオフィスツールの導入コストが高い場合があるため、低減するための対策を行うことも有効です。例えば、無料トライアルやデモを提供することで、社員が利用のメリットを実感しやすくなります。また、導入コストを削減するために、クラウドサービスを活用することも考えられます。

以上のように、バーチャルオフィスツールの社内導入における課題を解消するために、様々な対策が考えられます。特に、社員の利用を促進するためには、啓蒙活動やトレーニングプログラムの導入が効果的です。また、コミュニケーションの活性化や導入コストの低減にも取り組むことが必要です。これらの対策を講じることで、バーチャルオフィスツールの社内導入を成功させることができます。

【SWiseを導入するメリット】

以上のような対策を講じることで、バーチャルオフィスツールの社内導入を成功させることができます。SWiseは、バーチャルオフィスツールの中でも、使いやすさ、コストパフォーマンスに優れたツールとして注目されています。

SWiseを導入することにより、社内のコミュニケーションを活性化させ、生産性を向上させることができます。また、クラウド上で管理されるため、導入コストも低く抑えられます。

【まとめ】

本記事では、バーチャルオフィスツールの社内導入における課題と対策について説明しました。バーチャルオフィスツールを導入することで、社内のコミュニケーションを活性化させ、生産性を向上させることができます。SWiseは、使いやすさ、コストパフォーマンスに優れたツールとして、おすすめです。無料トライアルや無料オンライン相談会を行っているため、ぜひ一度お試しください。

ALION株式会社は、オフショア開発事業・日本のお菓子ECサイトを運営している会社で、社長と台湾メンバーはコロナ前からテレワークを続けてきました。

創業初期メンバーとはリモートでもコミュニケーションが取れており、問題なく仕事を行うことができていましたが、新しく入ってきた社員や業務委託の方とのコミュニケーション・アウトプットの質に課題を感じていました。そこでSWiseを導入することになったのですが、どのような変化があったのでしょうか。

企業名：ALION株式会社
取材担当者：邱さん
利用人数：約10名
企業概要：WEBシステム開発/アプリ開発・運用・保守
　　　　　インバウンド X 地方創生関連事業
　　　　　台湾 X 日本の事業進出支援

アウトプットの質が低い社員、でも直接仕事状況を見ることができない

ー SWiseを導入する前に課題を教えてください。

邱：弊社では創業当初からテレワークを実施していました。日本拠点は社長である私がいて、台湾拠点では役員に業務・マネジメントを任せていました。事業が拡大するにつれて、新しいエンジニアの採用や業務委託のエンジニアの方にジョインしてもらうことがありました。しかし、業務委託の方のアウトプットの質が良くなく、オンラインで事情を聞いても「業務時間内に仕事をしているが、タスクが終わっていないだけで、仕事してます。」とのこと。結果的にその方には辞めてもらうことになったのですが、テレワークでのマネジメント方法に課題を感じていました。

社員とコミュニケーションする時間が増えた

ー 導入後はどのような変化があったのでしょうか？

邱：まず、台湾の社員・業務委託の方とコミュニケーションする時間がすごく増えました。バーチャルオフィス上では、参加している人たち全てのアイコンが見えます。そのことで、社員の方や業務委託の方にスペース上で声をかけることができ、進捗状況をリアルなオフィスの時のように確認しやすくなりました。また社員の方も今までだと質問するタイミングが難しいという課題もあった中で、私にも他の社員にも気軽に質問や相談ができるようになったとの声がありました。自分だけでなく、社員の人たちも抱えていた「気軽なコミュニケーション」を実現できるようになったんです。リモートでのコミュニケーションに課題を感じていたのは、自分だけではなかったんだと再認識することができました。

ー SWiseの機能で便利なものはありましたか？

邱：まず、画面共有機能ですね。今ままでだったら、ミーティングがあると会議ツールのURLを送付して開始するという手間がありました。でも、SWiseならそばにいるミーティングをする人に話しかけて、同じスペース上で画面共有をしながらミーティングができるようになりました。従来だとミーティングを行う準備の手間があったのですが、その課題が解決されていると思います。

他には、移動と呼び出し機能。話しかけたい人のところにすぐ移動できたり、話したい人を近くに呼び出したりとこちらもコミュニケーションを取る手間を大幅に減らすことができていると実感しています。

バーチャルオフィスの機能が社員同士の雑談のきっかけに

ー 導入してよかったなと思ったエピソードがありましたら、教えてください！

邱：私がバーチャルオフィス上で座る定位置があるんですね。そこに、私がスペース上にいない時にアルバイトの子がそこに座っていて、台湾メンバーが大笑いして、話が盛り上がったということを聞いたんです。やはり出社のいいところって何気ない会話ができるところにあると思うんです。それを実現できているのは、SWiseを導入したからだなと実感しています。

テレワークにおけるマネジメント手法の変化

ー 当初の課題として挙げられていたテレワークにおけるマネジメントの課題はどうやって解決できたんでしょうか。

邱：SWiseはバーチャルオフィスとしての機能だけでなく、ステータスで社員が今PCで仕事をしているのか、離席しているのかを自動で変更してくれるんですね。その機能のおかげで社員が働いてくれていることがリモートでも分かるし、離席になっていると話しかけないようにしたりと、業務を可視化するという店でとても助かっています。マネジメント側で何分PCから離れたら離席のステータスに変更するかも選択できるので、自社にあったルール作りができていると思います。

ー 他に役立った機能はありますか？

邱：使用中アプリ・ブラウザの可視化機能ですね。1人1人のアイコンの横にリアルタイムで使用しているアプリやブラウザを見ることができるんですね。これにより、ずっと見てなくてもその方がどんな仕事をしているのか予想することができますし、生産性管理をする助けになっています。社員も他の人が仕事をしている状況をリアルタイムで見ることができるので、モチベーションアップにも繋がっています。

SWiseを使って、どこでも仕事ができる環境を社内に構築していきたい

ー 今後の展望があればお聞かせください。

邱：これから人事担当者の方も採用していきたいと思っていて、SWiseで得ることのできる勤務状況やデータを人事評価や労務管理の仕組みづくりに活かしていきたいです。また、SWiseを使えばどこで仕事をしてもマネジメントができるという確信が出来つつあるので、台湾・日本の両方で全国から優秀な人を仲間にしていきたいと思っています。